Useful Tools to Format Complex Documents in Google Docs

उपन्यास, शोध प्रबंध, रिज्यूमे, रेसिपी और हजारों अन्य प्रोजेक्ट लिखने के लिए लाखों लोग हर दिन Google डॉक्स का उपयोग करते हैं। इन सभी चीजों में, संगठन – दस्तावेजों के भीतर और उससे परे – आपको उस अनुभाग की खोज करने के बजाय सृजन के कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए और अधिक समय दे सकता है जिसे इसे परिपूर्ण बनाने के लिए बस एक और अधिक ट्वीक की आवश्यकता है। यह आलेख Google डॉक्स में आपके दस्तावेज़ों को बेहतर स्वरूप देने में आपकी मदद करने के लिए उपकरणों पर एक नज़र रखता है।

रूपरेखा

एक लंबी परियोजना शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका एक रूपरेखा के साथ है। Google डॉक्स के लिए, इसका अर्थ है हेडिंग शैलियों के साथ अपनी संरचना को परिभाषित करना शुरू करना, जिनमें से पहले तीन टूलबार पर उपलब्ध हैं, जहां डिफ़ॉल्ट रूप से इसे पैराग्राफ कहते हैं। “स्वरूप -> अनुच्छेद शैलियों” का उपयोग करके अतिरिक्त परतों तक पहुंचें।

एक रूपरेखा के साथ एक दस्तावेज दिखाने वाली छवि दृश्यमान है।

रूपरेखा आपके पृष्ठ के बाईं ओर उपलब्ध है। इसे देखने के लिए, “दृश्य -> ​​दस्तावेज़ की रूपरेखा दिखाएं” चुनें। आउटलाइन फलक के भीतर, आपके शीर्षक स्वचालित रूप से लिंक बन जाते हैं, जिससे आप अंतहीन स्क्रॉलिंग के बिना दस्तावेज़ के चारों ओर कूद सकते हैं। जब आप किसी शीर्षक पर होवर करते हैं, तो दाईं ओर स्थित X आइकन अनुभाग को नहीं हटाएगा बल्कि आपकी रूपरेखा से हटा देगा।

विषय – सूची

Google डॉक्स में सामग्री तालिका बनाने के लिए दो विकल्प दिखाने वाली छवि।

रूपरेखा के लिए उपयोग की जाने वाली समान दस्तावेज़ संरचना का उपयोग सामग्री तालिका बनाने के लिए भी किया जा सकता है। यहाँ अंतर यह है कि ToC पाठक द्वारा उपयोग किए जाने के लिए बनाया गया है। दो विकल्प उपलब्ध हैं। मुद्रित वितरण के लिए, “सम्मिलित करें -> सामग्री की तालिका” पर पहला विकल्प चुनें। यह सूची बनाता है और पेज नंबर जोड़ता है।

ऑनलाइन वितरण के लिए, दूसरा विकल्प चुनें, जो प्रत्येक अनुभाग में मानक हाइपरलिंक जोड़ देगा। यदि आप अपने पाठ में बड़े बदलाव करते हैं, तो फ्रेम का चयन करते समय दिखाई देने वाले आइकन का उपयोग करके ToC को रीफ्रेश करना याद रखें। तालिका की सामग्री किसी भी अन्य पाठ की तरह स्वरूपित की जा सकती है।

बुकमार्क

दस्तावेज़ बुकमार्क एक दस्तावेज़ के भीतर एंकर बनाते हैं और इसका उपयोग काम के चारों ओर नेविगेट करने के लिए किया जा सकता है जो विभिन्न फ़ाइलों, फ़ोल्डरों या खातों में वितरित किया जा सकता है। यदि आपके पास दस्तावेज़ तक पहुंच है, तो एक बुकमार्क लिंक पर क्लिक करने से आप उस विशेष स्थान पर पहुंच जाएंगे। यह बड़े पैमाने पर या सहयोगी दस्तावेज निर्माण के लिए महान है।

किसी बुकमार्क को किसी पृष्ठ पर जोड़ने के बाद मौजूद आइकन दिखाने वाली छवि।

एक जोड़ने के लिए, उस कर्सर को रखें जहाँ आप लिंक करना चाहते हैं और “इन्सर्ट -> बुकमार्क” चुनें। इसके बगल में एक छोटा नीला आइकन दिखाई देगा, और इस पर क्लिक करने से लिंक कॉपी करने या बुकमार्क हटाने का विकल्प मिलेगा। जब आप वापस आने और किसी अनुभाग पर काम करने की आवश्यकता के लिए बुकमार्क बहुत बढ़िया होते हैं। मैं उन्हें Google Keep में उन अनुभागों से कनेक्ट करने के लिए उपयोग करता हूं जिन्हें अधिक कार्य की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ टूट जाता है

तीन तरीके हैं जिनसे आप किसी दस्तावेज़ में विराम जोड़ सकते हैं। इनमें से पहला पृष्ठ विराम है और इसके बाद किसी भी सामग्री को एक नए पृष्ठ पर रखा जाएगा। यह एक अध्याय के अंत में या आपके पाठ में विधवा या अनाथ लाइनों से बचने के लिए उपयोगी हो सकता है। इसका उपयोग करते समय, आपको वापस जाना चाहिए और यदि आपके पृष्ठ विराम ने कुछ अजीब किया है तो अपने पृष्ठों पर लाइनों की गिरावट की जांच करें।

Google डॉक्स में अनुभाग विराम के विकल्प दिखाती छवि।

पृष्ठ विराम किसी भी पृष्ठ सामग्री की तरह माना जाता है; उन्हें इसके नीचे कर्सर रखकर और बैकस्पेस दबाकर हटाया जा सकता है।

अनुभाग विराम अधिक उपयोगी होते हैं कि वे “निरंतर” हो सकते हैं, जिसका अर्थ है कि सामग्री उसी पृष्ठ पर प्रवाह के रूप में प्रवाहित होगी, या “अगला पृष्ठ”, जो हमेशा अगले खंड से पहले एक पृष्ठ विराम लगाएगा। अनुभागों की अपनी मार्जिन सेटिंग भी हो सकती है, जो विशेष रूप से तकनीकी परियोजनाओं में उपयोगी है।

पृष्ठ विराम की तुलना में अनुभाग विराम अधिक स्थायी होते हैं। किसी से छुटकारा पाने के लिए, पहले उन्हें दृश्यमान करें (“देखें -> अनुभाग विराम दिखाएं”), फिर अपने कर्सर को विराम के ऊपर की पंक्ति के अंत में रखें और टैप करें हटाएं दो बार कुंजी। ध्यान दें कि यह आपके अगले भाग के पहले अक्षर को हटाने वाला है।

प्रोजेक्ट लिंक

Google डॉक्स में कुछ लिंक विकल्पों को दिखाने वाली छवि।

यदि आपकी परियोजना बहुत जटिल हो रही है, तो इसे कई दस्तावेजों में तोड़ना बेहतर हो सकता है, इस स्थिति में, “इन्सर्ट -> लिंक” विकल्प बहुत मददगार साबित होगा। पाठ के एक टुकड़े को हाइलाइट करें और इसे चुनें, और आपको पहले से सेट किए गए किसी भी तत्व (शीर्षलेख या बुकमार्क) या आपके हाइलाइट किए गए पाठ से संबंधित कुछ वेब तत्व से लिंक करने का विकल्प दिया जाएगा, जो अनुसंधान के लिए उत्कृष्ट है।

यह संवाद हाइलाइट किए गए शब्द से संबंधित ड्राइव पर अपने स्वयं के दस्तावेजों के लिंक के लिए कुछ सुझाव भी देगा। आप “और अधिक खोजें” पर भी क्लिक कर सकते हैं, जो दाईं ओर वेब, Google छवियाँ या अपने स्वयं के ड्राइव फ़ोल्डर के सुझावों के साथ एक फलक खोलेगा। आप निश्चित रूप से, URL में बस पेस्ट कर सकते हैं, जैसे कि ऊपर दिए गए बुकमार्क टूल से बनाया गया।

Google डॉक्स में अपने दस्तावेज़ों को काम करने और प्रारूपित करने से परे, आप अपने दस्तावेज़ों में लेख भी उद्धृत कर सकते हैं, हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं और Google दस्तावेज़ में दो दस्तावेज़ों की तुलना कर सकते हैं।

Google डॉक्स पर और भी टिप्स और ट्रिक्स देखें।

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एंडी चैनल

एंडी चैनल एक लेखक और वेब डेवलपर हैं, जिन्होंने लिनक्स फॉर्मेट, मैक फॉर्मेट, 3 डी वर्ल्ड और अन्य के लिए लिखा है, और उबंटू लिनक्स और ओपनऑफिस.ऑर्ग पर सबसे ज्यादा बिकने वाली किताबें भी प्रकाशित की हैं। उन्होंने हाल ही में अंतर्राष्ट्रीय रेड क्रॉस और संयुक्त राष्ट्र के लिए वेब परियोजनाओं और अभियानों पर काम किया है। वह निर्माण करता है – लेकिन शायद ही कभी रिलीज होता है – कोलेजन डिटेक्टर नाम के तहत इलेक्ट्रॉनिका। एंडी वेल्स, ब्रिटेन में रहता है।

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